電話業務の見える化で、継続的な業務改善を実現

自社で導入・運用・改善を重ねたクラウド電話活用事例

アライ電機では、移動体通信事業部の電話環境をDirect Calling for Microsoft Teamsへ移行しました。

単なる電話設備の更新ではなく、店舗と受電部門をクラウドでつなぎ、電話対応状況の見える化と業務改善に取り組みました。

本ページでは、自社で導入・運用してきた経験をもとに、Direct Calling導入で見えてきた効果と、当社がご提案できることをご紹介します。

導入前の課題

導入前は、次のような課題がありました。

• 接客中に電話へ出られない
• 店舗ごとの受電状況が把握しづらい
• 電話件数を手作業で集計していた
• 電話設備の更新時期を迎えていた
• 受電部門と店舗の連携に改善余地があった

電話設備を更新するだけではなく、今後の運用改善につながる仕組みが必要でした。

導入内容

Direct Calling for Microsoft Teamsを活用し、電話環境をクラウド化しました。

主な導入内容は以下の通りです。

• Direct Calling for Microsoft Teams
• Androidスマートフォンによる受電
• 店舗と受電部門の連携
• クラウドPBX化
• 受電状況レポートの活用
• 受電データのExcel分析

これにより、店舗をまたいだ電話対応や、受電状況の一元的な確認が可能になりました。

「店舗・受電部門・クラウドを一体化した構成により、場所を問わず同じ電話環境で対応できる仕組みを構築しました。」

Direct Calling for Microsoft Teamsを活用し、電話環境をクラウド化しました。店舗・受電部門・管理者が同じ基盤で連携できる構成とし、受電状況の見える化と運用改善を実現しています。

導入後に見えてきたこと

導入後、電話対応状況をデータで確認できるようになりました。

これまで感覚で把握していた電話件数や受電率を、レポートとして確認できるようになったことで、課題が明確になりました。

例えば、曜日別・時間帯別の着信傾向を分析した結果、特定の曜日・時間帯に電話が集中していることが分かりました。

その結果をもとにシフトを見直し、受電率の改善につなげることができました。

導入して終わりではない運用改善

クラウド電話は、導入して終わりではありません。

実際の運用では、以下のような調整も必要になりました。

• Wi-Fi環境の調整
• Android端末設定の見直し
• Microsoft Teams設定の確認
• 着信挙動の確認
• レポート分析による運用改善

当社では、自社で運用しながら課題を確認し、改善を重ねてきました。

この経験により、カタログや機能説明だけでは分からない、実際の運用面を踏まえたご提案が可能です。

導入効果

今回の導入により、次のような効果がありました。

• 電話対応状況を数値で把握できるようになった
• 受電率や着信傾向を分析できるようになった
• シフト調整など具体的な改善につながった
• 店舗と受電部門の連携がしやすくなった
• 電話設備のクラウド化により管理性が向上した

特に大きかったのは、電話対応を「感覚」ではなく「データ」で確認できるようになったことです。

私たちは、この環境を毎日使っています。

自社導入だから分かること

私たちは、お客様へご提案する前に、自社で導入し、自社で運用し、自社で改善を続けてきました。

カタログには載っていない課題も、現場でしか分からない改善点も経験しています。

だからこそ、単にシステムを導入するだけでなく、導入後の運用まで見据えたご提案を大切にしています。

このようなお客様におすすめです

• PBX・電話設備の更新を検討している
• 店舗で電話に出られないことが多い
• 電話対応状況を見える化したい
• Microsoft Teamsをもっと活用したい
• 電話業務を効率化したい
• 複数拠点の電話対応を見直したい

電話環境の見直しやDirect Calling for Microsoft Teamsの導入をご検討中のお客様は、お気軽にご相談ください。

お問い合わせ

アライ電機では、Direct Calling for Microsoft Teamsをはじめ、Microsoft 365、ネットワーク、Wi-Fi環境を含めた業務改善をご提案しています。

自社導入で得た経験をもとに、お客様の業務に合わせた最適な電話環境をご提案いたします